Tietosuojaseloste

Päivitetty 11.11.2024

Palaute ja kysymykset: info@virtuaalimuseomuste.fi

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste perustuu sopimukseen silloin, kun käyttäjä on tilannut Virtuaalimuseo Musteen tarjoaman palvelun tai tuotteen. Käsittely perustuu myös lakisääteisiin kirjanpito- ja raportointivelvoitteisiin. Asiakassuhteen hoito ja markkinointi perustuu Virtuaalimuseo Musteen oikeutettuun etuun. Lisäksi henkilötietojen käsittely voi perustua suostumukseen esimerkiksi uutiskirjeen tilaamisen kohdalla.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä asiakkaista ja sidosryhmistä kerätään ja käytetään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön mukaisesti. Rekisteriä käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

– lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen,
– asiakasviestintään, -markkinointiin ja -tukeen,
– tuotteiden ja palveluiden suunnitteluun, tuottamiseen, kehittämiseen sekä laadunvarmistukseen.

Rekisterin sisältö

Rekisteriin tallennetaan vain Virtuaalimuseo Musteen toiminnan ja palveluiden tuottamisen kannalta olennaiset henkilötiedot, jotka ovat julkisesti saatavilla (esim. organisaation edustajana) tai asiakkaan toimittamat tiedot. Tällaisia tietoja voivat olla:

– nimi tai nimimerkki,
– organisaatio
– sähköpostiosoite tai muut yhteystiedot,
– muut annetut tai luovutetut tiedot kuten syntymäaika,
– luvat, suostumukset ja tiedot kuten markkinointi- tai kielivalinnat,
– tutkimus- ja kyselytiedot,
– asiakaspalautteet.

Lisäksi verkkosivut havainnoivat ja johtavat seuraavia tietoja:

– analytiikkajärjestelmän keräämät tiedot,
– asiakasviestinnän tiedot kuten linkkien seuraaminen,
– verkkosivu, jolta on siirrytty Virtuaalimuseo Musteen sivuille,
– IP-osoite,
– sijaintitiedot,
– istuntotunniste, istunnon aika ja kesto,
– päätelaitteen käyttöjärjestelmä, malli ja yksilöllinen laite-/evästetunniste.

Rekisterissä voidaan käyttää erilaisia käyttötarkoituksia koskevia ryhmittelyjä ja profilointeja (esim. uutiskirjeen tilaaja, yhteistyökumppani).

Uutiskirje

Uutiskirjeen henkilötiedot tallennetaan Google Forms -tietokantaan, mistä ne siirretään Cardu-uutiskirjepalvelun tietokantaan. Tällöin tiedot poistetaan Google Forms -tietokannasta. Siirto tapahtuu noin 4 kertaa vuodessa. Liittymislomake tallentaa seuraavat tiedot:

– suostumus uutiskirjeen vastaanottamiseen,
– sähköpostiosoite,
– nimi (vapaaehtoinen),
– organisaatio (vapaaehtoinen).

Uutiskirjeen voi perua koska tahansa lähettämällä pyyntö osoitteeseen: info@virtuaalimuseomuste.fi

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tai häntä edustavan sidosryhmän kautta. Lisäksi tietoja voidaan kerätä ja päivittää julkisista tietolähteistä, kuten organisaatioiden verkkosivuilta tai kolmansien osapuolien ylläpitämistä julkisista rekistereistä.

Tietojen säännönmukainen luovutus

Virtuaalimuseo Musteen rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille esimerkiksi markkinointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilattujen palveluiden tuottamiseksi tietoja voidaan luovuttaa sopimussuhteessa oleville vakiintuneille yhteistyökumppaneille tai luotettaville palveluntarjoajille.

Lähtökohtaisesti rekisterin tietoja ei luovuteta EU-maiden ulkopuolelle. Osa sähköisistä palveluista tuotetaan Yhdysvalloissa, jolloin henkilötietojen siirto tapahtuu Euroopan unionin sekä Yhdysvaltojen Data Privacy Framework -järjestelmään perustuen.

Rekisterin suojaus

Rekisterin henkilötietoihin on Virtuaalimuseo Musteessa pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Järjestelmät on suojattu yleisesti käytössä olevin tavoin, kuten salasanoin. Yhteistyökumppaneiden suhteen vaatimukset tarkistetaan säännöllisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, sekä pyytää häntä koskevien virheellisten, epätarkkojen tai puutteellisten tietojen oikaisemista. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat tiedot poistetaan (oikeus tulla unohdetuksi). Henkilöllä on myös milloin tahansa oikeus perua antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn. Peruutuksella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn käsittelyyn.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena osoitteeseen:

info@virtuaalimuseomuste.fi

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.